Dans le monde de l’entreprise, les termes digitalisation et automatisation sont souvent utilisés de pair, parfois confondus, alors qu’ils recouvrent des réalités bien distinctes. Pour des dirigeants de PME, ETI, responsables métiers ou DSI, comprendre cette différence est essentiel afin de définir une stratégie numérique efficace. La digitalisation correspond au passage de processus ou supports papier vers des équivalents informatisés, tandis que l’automatisation désigne l’orchestration et l’exécution de tâches par des systèmes sans intervention humaine directe. Dit autrement, la digitalisation rend l’information accessible numériquement, et l’automatisation fait agir cette information de façon autonome. Pourquoi est-il crucial de ne pas s’arrêter à la simple digitalisation ? Parce que les gains en productivité et en performance se matérialisent surtout lorsqu’on passe à l’étape supérieure de l’automatisation des processus. Une étude de l’OCDE a d’ailleurs montré dès 2019 que les entreprises très matures sur le plan digital génèrent en moyenne 3 fois plus de profit et croissent 4,5 fois plus vite que les autres. Autrement dit, la transformation numérique – de la digitalisation à l’automatisation – n’est pas qu’un effet de mode : c’est un levier concret de compétitivité.

Digitalisation : définition et objectifs

La digitalisation (souvent appelée aussi dématérialisation) est le fait de convertir des supports physiques ou des processus manuels en versions numériques. Il s’agit par exemple de passer d’une gestion de dossiers papier à une gestion via logiciel, ou de transformer un formulaire imprimé en formulaire en ligne. En une phrase, c’est « changer de support d’information, c’est-à-dire passer d’un format physique à un format digital (par exemple de la facture papier à la facture PDF) »​. Cette transformation permet aux données autrefois consignées sur papier de devenir exploitables par les outils informatiques.

L’objectif principal de la digitalisation est d’améliorer l’accessibilité et la circulation de l’information. Les documents numériques peuvent être partagés instantanément, stockés sans encombrement, et recherchés plus facilement qu’au fond d’une armoire. Par exemple, la digitalisation d’un processus de facturation fournisseur consistera à recevoir et stocker les factures au format PDF plutôt qu’en papier, ce qui facilite la consultation ultérieure. De même, en ressources humaines, digitaliser le suivi des congés peut signifier remplacer les formulaires papier par une saisie dans un logiciel dédié. Dans tous les cas, on élimine le papier et on s’appuie sur les technologies de l’information pour gagner en efficacité de base.

Cette étape de digitalisation est généralement le premier pas de la transformation numérique. Elle apporte déjà des bénéfices tangibles : économie de papier et d’espace, réduction des erreurs de ressaisie (puisque les données ne sont plus recopiées manuellement d’un support papier), accès plus agile à l’information, etc. Pour autant, digitaliser ne signifie pas automatiser : une tâche peut être effectuée sur ordinateur tout en restant entièrement manuelle dans son déroulement. La digitalisation crée le terrain propice à des améliorations, mais ne les réalise pas encore en profondeur – c'est là qu'intervient l’automatisation.

Automatisation : définition et objectifs

L’automatisation consiste à confier à des machines ou des logiciels l’exécution de tâches techniques, en tout ou partie, sans intervention humaine systématique. Plus concrètement, automatiser un processus revient à créer des enchaînements logiques et des règles qui permettent à un système d’accomplir des actions à la place des employés. Selon la définition couramment admise, « l’automatisation est l’exécution totale ou partielle de tâches par des machines fonctionnant sans intervention humaine »​. Il peut s’agir d’actions simples (envoyer automatiquement un email de confirmation) ou de processus métier complexes orchestrés de bout en bout (par exemple le traitement intégral d’une demande de prêt, depuis la saisie initiale jusqu’à la décision finale, piloté par un workflow).

Le but de l’automatisation est d’accroître l’efficacité des opérations et de réduire la charge humaine sur les tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée. En programmant des règles et des enchaînements, on élimine les interventions manuelles superflues : le travail se fait plus vite, de façon homogène, et avec moins de risque d’erreur. Reprenons le processus de facturation fournisseur : si la facture est déjà numérisée (PDF), une automatisation pourra par exemple extraire ses données (montant, fournisseur, échéance), les saisir automatiquement dans le système comptable, déclencher un flux de validation auprès des managers concernés, puis effectuer le classement et la préparation du paiement, sans qu’une personne ait à recopier ou déplacer le document. Là où la digitalisation se contentait de fournir un PDF au lieu d’une feuille, l’automatisation agit : elle traite et déclenche des opérations selon des règles préétablies.

De même, automatiser la gestion des congés dans l’exemple RH précédent consisterait à ce que la demande saisie dans le logiciel soit immédiatement routée au manager pour validation puis, une fois approuvée, inscrite automatiquement dans le système de paie et le calendrier des absences. Aucune ressaisie ni suivi manuel n’est nécessaire : le logiciel orchestre toutes les étapes. En supprimant des étapes manuelles, l’automatisation permet aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée (analyse, relation client, stratégie…) plutôt que sur du data entry ou du suivi administratif. Comme le résume un expert, l’automatisation “rend inutiles le traitement manuel de certaines actions à faible valeur ajoutée”. Elle s’accompagne en outre d’une fiabilisation des données : moins d’interventions humaines, c’est moins d’erreurs de saisie ou d’oubli. Ainsi, en automatisant, il y a une diminution drastique du risque d’erreurs humaines​, ce qui améliore la qualité de l’information et, in fine, la qualité des décisions prises sur la base de ces données.

Digitalisation vs automatisation : différences clés

Bien que liées dans la démarche de transformation numérique, digitalisation et automatisation diffèrent sur plusieurs plans. La digitalisation est un état (passer du support papier au support digital), tandis que l’automatisation est une action dynamique (exécuter automatiquement des opérations). L’une sans l’autre n’apporte pas le plein potentiel de modernisation : digitaliser sans automatiser, c’est comme posséder une base de données bien organisée sans outil pour l’exploiter ; automatiser sans digitaliser, c’est impossible, car il faut que les informations soient disponibles numériquement pour que la machine y accède. Le tableau comparatif suivant résume les principales distinctions entre ces deux notions :

La digitalisation, c’est « mettre en numérique » ce qui existe, et l’automatisation, c’est « faire faire automatiquement » par la machine ce qui était fait manuellement. La différence est de taille dans les résultats obtenus : une entreprise peut très bien avoir numérisé tous ses documents, si leurs traitements (saisie, analyses, transferts entre services) restent artisanaux, elle n’a pas encore franchi le cap vers la performance opérationnelle que permet l’automatisation.

Digitalisation : un prérequis nécessaire mais insuffisant

La digitalisation représente une étape indispensable de la modernisation des processus, mais elle ne constitue qu’un prérequis. En effet, comme on l'a évoqué, il n’y a pas d’automatisation possible sans digitalisation au préalable. Comment imaginer qu’un logiciel exécute une tâche si les informations requises sont enfouies dans des classeurs papier ? Il faut d’abord que l’information circule dans un écosystème numérique (bases de données, documents électroniques, etc.) pour qu’on puisse ensuite bâtir des automatisations par-dessus. Aucune organisation ne peut sauter cette phase : digitaliser ses processus est la fondation sur laquelle toute optimisation ultérieure va reposer.

Cependant, s’arrêter à la digitalisation serait comme numériser des piles de documents pour ensuite continuer à les traiter manuellement à l’écran. Certes, le passage au digital apporte déjà des améliorations : on réduit le temps perdu à chercher des informations dans des archives physiques, on évite les délais d’envoi postal, on peut paralléliser certaines activités (plusieurs personnes peuvent consulter un même document en même temps), etc. Mais du point de vue de la productivité pure, les gains de la seule digitalisation ont des limites. Le processus sous-jacent n’a pas été revu : il est juste électronique plutôt que papier. En pratique, cela signifie que les collaborateurs peuvent encore passer des heures à faire des copier-coller entre différentes applications, à envoyer des emails de suivi, à ressaisir des données d’un système à l’autre. La digitalisation a supprimé la dimension matérielle et les lenteurs physiques, sans pour autant éliminer le travail manuel redondant ni fiabiliser totalement les flux d’informations.

Beaucoup de PME et ETI ont engagé des projets de digitalisation (souvent encouragées par les circonstances, comme la généralisation du télétravail pendant la crise du COVID). C’est un passage obligé pour rester dans la course. Mais ceux qui en restent là risquent de stagner dans l’amélioration de leurs performances. Pour tirer pleinement parti d’un processus numérisé, il faut le repenser afin que la technologie ne se contente pas de stocker les données, mais qu’elle exécute aussi les tâches liées à ces données. C’est là qu’intervient l’automatisation, sans laquelle la transformation numérique demeure incomplète.

Automatisation : le prolongement naturel vers une performance réelle et mesurable

Une fois les processus digitalisés, l’automatisation apparaît comme la suite logique pour gagner en efficacité. C’est le prolongement naturel de la transformation numérique : on passe du fait d’avoir des informations informatisées au fait de faire travailler ces informations à notre place. Et c’est bien là que les bénéfices deviennent réels et mesurables. En orchestrant les tâches via des logiciels, on peut constater des améliorations chiffrées – temps de traitement divisés, coûts opérationnels réduits, satisfaction client en hausse grâce à une réactivité accrue, etc.

Les études de marché récentes soulignent d’ailleurs à quel point l’automatisation est devenue prioritaire pour les organisations. Par exemple, selon Markess by Exaegis, 65 % des décideurs métiers citaient l’automatisation des processus comme le premier enjeu à relever à l’horizon 2022, devant la sécurisation des informations (58 %) ou la conformité (53 %)​.

Cette importance accordée à l’automatisation s’explique par les bénéfices concrets qu’elle apporte. Là où digitaliser pouvait faire gagner quelques minutes, automatiser fait gagner des heures. Par exemple, un rapport qui nécessitait autrefois 2 jours de consolidation manuelle de données peut, une fois le processus automatisé, être produit en quelques clics et en quelques secondes par un logiciel. Ce gain de temps s’accompagne quasi systématiquement d’une meilleure fiabilité (moins d’erreurs de manipulation) et d’une traçabilité accrue : chaque étape automatisée laisse un historique, ce qui facilite le suivi des opérations et la mise en conformité réglementaire.

Un autre aspect clé est la mesurabilité de la performance. Quand un processus est automatisé, il est exécuté de façon standardisée, ce qui rend plus facile la mesure de sa durée, de son coût, et l’identification de goulots d’étranglement. On peut ainsi instituer des indicateurs précis (KPI) pour piloter l’activité. Les dirigeants bénéficient de données fiables pour évaluer l’efficacité opérationnelle : par exemple, connaître le nombre de dossiers traités par jour par le workflow automatisé, le taux d’erreur avant/après, le délai moyen d’exécution, etc. Ces mesures étaient floues dans un contexte 100% manuel (où le suivi dépendait de déclarations ou de relevés manuels). Avec l’automatisation, la performance devient visible et pilotable.

Enfin, automatiser permet souvent d’innover dans les services rendus. En libérant du temps humain, on peut redéployer les équipes sur des missions qualitatives : conseil aux clients, analyse de données, développement de nouvelles offres… De plus, certaines opérations rendues possibles par l’automatisation ouvrent la voie à de nouveaux usages. Par exemple, l’automatisation du traitement des commandes en ligne (de la réception de la commande jusqu’à l’expédition) permet d’absorber un volume plus important sans dégrader les délais, soutenant ainsi la croissance de l’entreprise. On le voit, l’automatisation n’est pas qu’un gadget technologique : c’est un véritable levier de performance, activable une fois que la base (digitalisée) est en place.

Exemples concrets par fonction métier

Pour illustrer de manière parlante la différence entre digitalisation et automatisation, prenons quelques cas d’usage dans des fonctions clés de l’entreprise :

• Comptabilité : Traitement des factures fournisseurs. Dans une entreprise simplement digitalisée, les factures papier sont remplacées par des PDF envoyés par email ou déposés sur un portail. Le comptable ouvre le PDF, puis saisit manuellement la facture dans le logiciel comptable, avant de la classer dans un dossier partagé. Avec l’automatisation, tout ce processus est révolutionné : le PDF reçu est automatiquement analysé (reconnaissance de texte OCR), les données importantes (fournisseur, montant, date) sont extraites et intégrées automatiquement dans le système comptable, un flux de travail en informe les approbateurs et, après validation électronique, l’écriture comptable est générée sans saisie manuelle. Le résultat ? Des factures traitées en quelques heures au lieu de plusieurs jours, et un comptable qui ne tape plus que des exceptions ou des contrôles plutôt que chaque ligne de chaque facture.

• Ressources humaines : Onboarding d’un nouvel employé. En mode digitalisé, l’entreprise remplace le dossier d’accueil papier par des documents numériques : le nouveau salarié remplit un formulaire PDF, envoie ses pièces justificatives scannées, qu’un gestionnaire RH traite en créant manuellement les comptes dans les différents systèmes (messagerie, paie, badge d’accès…). Avec l’automatisation du parcours d’onboarding, dès que le candidat est embauché et son profil créé dans le SIRH (système d’info RH), un processus automatique se déclenche : il génère le compte email, envoie les instructions au manager pour préparer le matériel, inscrit le salarié aux sessions de formation obligatoires, etc. Le tout orchestré par un workflow qui garantit que rien n’est oublié et que chaque acteur intervient au bon moment, avec des notifications automatiques. Le nouveau collaborateur est opérationnel plus vite, et le service RH n’a pas à coordonner chaque étape manuellement.

• Logistique : Gestion des stocks et réapprovisionnement. La digitalisation d’un entrepôt passe souvent par la mise en place d’un logiciel de gestion de stock où l’on enregistre les entrées/sorties, possiblement via des terminaux code-barres plutôt que sur papier. C’est un progrès net (meilleure visibilité des niveaux de stock qu’avec des fiches manuelles). Mais l’automatisation va plus loin : le système de stock peut être configuré pour déclencher automatiquement des commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs dès qu’un article passe en dessous d’un seuil prédéfini. De même, un ordre de préparation de commande peut être envoyé automatiquement à un préparateur ou à un robot dès qu’un client valide son panier sur le site web. On supprime ainsi les temps morts : plus besoin qu’un gestionnaire surveille les niveaux chaque semaine puis envoie un bon de commande – le logiciel anticipe et exécute ces tâches en continu, évitant les ruptures et optimisant le niveau de stock.

• Administratif (services généraux) : Gestion des notes de frais. Dans une organisation digitalisée, fini les notes de frais collées sur papier : les collaborateurs saisissent leurs dépenses dans un tableur ou un outil en ligne et joignent une photo du reçu. Mais souvent, le service administratif ou comptable doit encore vérifier chaque note, ressaisir éventuellement dans le grand livre, et effectuer le remboursement. L’automatisation d’un tel processus change la donne : lorsqu’un employé soumet une dépense via une application mobile, la capture du reçu est traitée par un module d’IA qui remplit automatiquement les champs (date, montant TTC, TVA…). La note de frais part alors en circuit de validation automatique : le manager reçoit une notification pour approuver en un clic, puis la note approuvée est automatiquement intégrée au logiciel de compta ou de paie qui déclenchera le remboursement sur la prochaine fiche de paie. Le suivi est en temps réel, et les relances sont faites par le système lui-même. Au final, l’employé est remboursé plus vite et le service administratif passe d’un travail de saisie/relance fastidieux à un simple contrôle des anomalies signalées par le système.

Ces exemples concrets, tirés de fonctions variées, montrent bien que la digitalisation est seulement le point de départ. Elle permet de disposer de l’information en format numérique, ce qui est indispensable. Mais c’est l’automatisation du flux de travail autour de cette information qui génère des gains majeurs en productivité, fiabilité et rapidité. Chaque secteur, chaque service d’une entreprise peut trouver des cas d’usage où, une fois le processus dématérialisé, une automatisation bien pensée fera toute la différence.

Au-delà des automatisations simples : l’importance d’une approche experte

Face aux bénéfices séduisants de l’automatisation, on pourrait penser qu’il suffit d’adopter quelques outils ou de développer des scripts maison pour transformer son organisation. Or, si des automatisations simples (aussi appelées automatisations ponctuelles) peuvent effectivement être mises en place facilement – un employé débrouillard créant une macro Excel pour accélérer un reporting, ou une petite application reliant deux services Web par exemple – leurs limites apparaissent vite dans une organisation structurée. En silo, chaque petite automatisation règle un problème local, mais sans vision d’ensemble, on risque de se retrouver avec une multitude d’outils non coordonnés, difficiles à maintenir sur la durée et ne couvrant qu’une fraction du processus global. Une PME pourrait ainsi se doter de dizaines de mini-automatisations dispersées qui, au final, n’apportent pas l’efficacité attendue à l’échelle de l’entreprise, voire engendrent de nouveaux silos de données.

Pour atteindre un niveau d’automatisation entreprise-grade (de niveau industriel ou organisationnel), une approche structurée et pilotée est nécessaire. Cela implique de sélectionner les bons processus à automatiser en priorité (ceux qui ont le plus fort ROI potentiel), de choisir les technologies adaptées, et de concevoir l’architecture de manière robuste, scalable et maintenable dès le départ. La robustesse garantit que l’automatisation fonctionnera de façon fiable y compris si les volumes augmentent ou si les systèmes évoluent. La scalabilité permet de passer de quelques processus pilotes à des dizaines de processus automatisés sans explosion des coûts ni complexité. La maintenabilité assure que les workflows mis en place pourront être mis à jour facilement en cas de changement réglementaire ou métier, sans tout reconstruire à chaque fois.

Atteindre cette qualité d’automatisation nécessite un certain savoir-faire. C’est pourquoi l’accompagnement par des experts s’avère souvent déterminant pour réussir. Des spécialistes de l’automatisation auront le recul et l’expérience pour éviter les écueils (par exemple, ils sauront comment gérer les exceptions, sécuriser les échanges de données, ou encore impliquer les utilisateurs finaux dans la définition des workflows). Ils aideront à structurer le projet, à prioriser les efforts là où c’est pertinent, et à transférer les compétences liées aux nouveaux processus automatisés aux équipes internes pour que l’automatisation devienne un avantage durable.

Opus One, par exemple, s’est spécialisé dans le développement et le déploiement d’automatisations d’entreprise. Fort de son expertise, Opus One accompagne de nombreuses PME et ETI dans la conception de solutions sur mesure, avec la maîtrise des aspects techniques et organisationnels qui garantissent le succès du projet. Grâce à une expertise éprouvée, les automatisations mises en place sont robustes, scalables et maintenables, assurant qu’elles délivrent de la valeur sur le long terme et qu’elles pourront évoluer avec l’entreprise. En faisant appel à ce type d’accompagnement expert, une organisation s’assure que la transition de la digitalisation vers l’automatisation se fasse de manière cohérente, sécurisée et réellement efficace.