Aller au contenu
Menu Fermer

Vos achats

De l’achat à la facture fournisseur

Stocks suivis, fournisseurs relancés, factures contrôlées et mises à disposition de votre expert-comptable, sans aucune écriture comptable.

Réserver un atelier

30 minutes pour repérer, chez vous, le travail dont vous pourriez vous libérer.

FIG 0.1Le relais

Ce qui change, en une image.

FIG 0.1 · Le relaisLes ventes à suivre, les confirmations des fournisseurs, les bons de livraison et les factures arrivent chez vous, chacun de son côté. Aujourd’hui, quelqu’un les rapproche à la main, de votre logiciel de gestion à votre messagerie puis à votre expert-comptable. Opus One prend le relais, relié à chacun de vos outils, sans que rien ne déménage. Chaque opération traitée passe le contrôle, est comptée sur un compteur, et ce que vous payez reste en dessous de ce que coûte un poste dédié.FIG 0.1 · LE RELAIS010203VENTESBON LIVRAISONFACTUREVOTRE ENTREPRISEVOTRE LOGICIELDE GESTIONVOTRE MESSAGERIEVOTRE EXPERT-COMPTABLECOMPTEURUN POSTE DÉDIÉ À CE TRAVAILAVEC OPUS ONE FIG 0.1 · Le relaisLes ventes à suivre, les confirmations des fournisseurs, les bons de livraison et les factures arrivent chez vous, chacun de son côté. Aujourd’hui, quelqu’un les rapproche à la main, de votre logiciel de gestion à votre messagerie puis à votre expert-comptable. Opus One prend le relais, relié à chacun de vos outils, sans que rien ne déménage. Chaque opération traitée passe le contrôle, est comptée sur un compteur, et ce que vous payez reste en dessous de ce que coûte un poste dédié.FIG 0.1 · LE RELAIS010203VENTESBON LIVRAISONFACTUREVOTRE ENTREPRISEVOTRELOGICIEL DEGESTIONVOTREMESSAGERIEVOTREEXPERT-COMPTABLECOMPTEURUN POSTE DÉDIÉ À CE TRAVAILAVEC OPUS ONE
  1. 01Aujourd’hui, vos achats et livraisons sont rapprochés à la main, puis ressaisis d’un outil à l’autre.
  2. 02Dans vos outils, Opus One prend le relais. Les décisions restent les vôtres.
  3. 03Chaque opération sur vos achats et livraisons est comptée. Vous payez ce qui est traité.

Ce que vous vivez

Le stock se rapproche à la main entre le site, l’entrepôt et le logiciel, et les commandes de réassort partent souvent à l’instinct. Il faut ensuite relancer les fournisseurs pour savoir quand la marchandise arrive, et vérifier que ce qui est livré correspond à ce qui a été commandé. Les factures arrivent enfin, de partout, à rapprocher de la commande et de la livraison avant d’être validées, et votre expert-comptable les attend complètes.

FIG 2.2 De l’achat à la facture fournisseur Vos achats
FIG 2.2 · De l’achat à la facture fournisseurUn seul rail en trois stations : le réassort part de la jauge du stock, devient une livraison datée, puis une facture fournisseur contrôlée contre sa commande ; chacune reçoit sa coche, et la facture est préparée pour votre expert-comptable. L’anneau d’Opus One est relié à chaque station par un fil. Chaque mois, la feuille des stocks et des achats.POUR VOTREEXPERT-COMPTABLERÉASSORTLIVRAISONFACTUREFOURNISSEURSTOCKS ET ACHATSFIG 2.2 · De l’achat à la facture fournisseurUn seul rail en trois stations : le réassort part de la jauge du stock, devient une livraison datée, puis une facture fournisseur contrôlée contre sa commande ; chacune reçoit sa coche, et la facture est préparée pour votre expert-comptable. L’anneau d’Opus One est relié à chaque station par un fil. Chaque mois, la feuille des stocks et des achats.POUR VOTREEXPERT-COMPTABLERÉASSORTLIVRAISONFACTUREFOURNISSEURSTOCKS ETACHATS

Trois cas précis

Le réassort

Le stock rapproché à la main entre le site, l’entrepôt et le logiciel

Niveaux suivis, écarts signalés, commandes de réassort préparées à partir des ventes : vous validez.

Voir en détail
FIG 2.2a Le réassort
FIG 2.2a · Le stock rapproché à la main entre le site, l’entrepôt et le logicielTrois jauges de stock, le site, l’entrepôt et le logiciel, affichent des niveaux différents ; l’écart est coté, puis les trois niveaux sont rapprochés sur une même ligne. Elle mène à la commande de réassort, préparée ligne par ligne, avec l’étiquette à valider : c’est vous qui validez.SITEENTREPÔTLOGICIELCOMMANDE DE RÉASSORTÀ VALIDERFIG 2.2a · Le stock rapproché à la main entre le site, l’entrepôt et le logicielTrois jauges de stock, le site, l’entrepôt et le logiciel, affichent des niveaux différents ; l’écart est coté, puis les trois niveaux sont rapprochés sur une même ligne. Elle mène à la commande de réassort, préparée ligne par ligne, avec l’étiquette à valider : c’est vous qui validez.SITEENTREPÔTLOGICIELCOMMANDE DERÉASSORTÀ VALIDER

Les fournisseurs et les livraisons

Les fournisseurs qu’on relance pour savoir quand la marchandise arrive

Relances faites, dates tenues à jour, écarts entre commandé et livré signalés avant qu’ils ne coûtent.

Voir en détail
FIG 2.2b Les fournisseurs et les livraisons
FIG 2.2b · Les fournisseurs qu’on relance pour savoir quand la marchandise arriveUne bande de calendrier porte les dates de livraison. Une relance part vers le fournisseur ; la date annoncée se déplace et se met à jour. Dessous, ce qui est commandé et ce qui est livré, deux barres sans valeur, et l’écart entre elles, coté.DATES DE LIVRAISONFOURNISSEURCOMMANDÉLIVRÉFIG 2.2b · Les fournisseurs qu’on relance pour savoir quand la marchandise arriveUne bande de calendrier porte les dates de livraison. Une relance part vers le fournisseur ; la date annoncée se déplace et se met à jour. Dessous, ce qui est commandé et ce qui est livré, deux barres sans valeur, et l’écart entre elles, coté.DATES DE LIVRAISONFOURNISSEURCOMMANDÉLIVRÉ

Les factures fournisseurs

Les factures fournisseurs à vérifier et faire valider

Contrôlées face aux commandes et aux livraisons, validées, puis mises à disposition de votre expert-comptable.

Voir en détail
FIG 2.2c Les factures fournisseurs
FIG 2.2c · Les factures fournisseurs à vérifier et faire validerLa commande, le bon de livraison et la facture sont lus sur la même ligne ; la facture validée est rangée, prête pour votre expert-comptable.COMMANDEBON DE LIVRAISONFACTUREVALIDÉEPOUR VOTRE COMPTABLEFIG 2.2c · Les factures fournisseurs à vérifier et faire validerLa commande, le bon de livraison et la facture sont lus sur la même ligne ; la facture validée est rangée, prête pour votre expert-comptable.COMMANDEBON DELIVRAISONFACTUREPOUR VOTRE COMPTABLEVALIDÉE

Ce que vous recevez chaque mois

Vos stocks et vos achats. Les niveaux de stock par référence et par lieu, les commandes de réassort passées, les livraisons en retard ou incomplètes, et les factures fournisseurs en attente de validation, fournisseur par fournisseur.

FIG 6 Vos chiffres, chaque mois Vos achats
FIG 6 · Vos chiffres, chaque moisLes chiffres de vos outils convergent vers une seule feuille, les stocks et les achats, prête le 1er du mois sans que personne n’y touche.1ERVOS OUTILSSTOCKS ET ACHATSFIG 6 · Vos chiffres, chaque moisLes chiffres de vos outils convergent vers une seule feuille, les stocks et les achats, prête le 1er du mois sans que personne n’y touche.1ERVOS OUTILSSTOCKS ET ACHATS

Pourquoi le confier plutôt que le garder

  1. 01

    Ce n’est pas le même travail : les rapprochements et les contrôles standard sont automatisés pour vos outils ; ce qui sort de l’ordinaire, une personne de chez nous s’en occupe.

  2. 02

    Votre équipe retourne sur ce qui fait vendre : vos produits, vos clients, vos revendeurs.

  3. 03

    Et ce travail vous revient moins cher qu’un poste dédié.

Pourquoi c’est moins cher.

FIG 5 · Les deux barresDeux barres sur la même origine. La grise : un poste dédié à ce travail, en trois parts : salaires chargés, coûts annexes, absences et recrutements. La jaune : avec Opus One, une graduation par opération traitée ; elle s’arrête nettement avant la grise. Sous les barres, quatre repères : un compteur, chaque opération traitée ; des délais engagés, par type d’opération ; vos économies, calculées chaque mois ; une revue, chaque mois, avec vous.UN POSTE DÉDIÉ À CE TRAVAILSALAIRES CHARGÉSCOÛTS ANNEXESABSENCES ET RECRUTEMENTSAVEC OPUS ONE· UNE GRADUATION PAR OPÉRATION TRAITÉE01UN COMPTEURCHAQUE OPÉRATION TRAITÉE02DES DÉLAIS ENGAGÉSPAR TYPE D’OPÉRATION03VOS ÉCONOMIESCALCULÉES CHAQUE MOIS04UNE REVUECHAQUE MOIS, AVEC VOUSFIG 5 · Les deux barresDeux barres sur la même origine. La grise : un poste dédié à ce travail, en trois parts : salaires chargés, coûts annexes, absences et recrutements. La jaune : avec Opus One, une graduation par opération traitée ; elle s’arrête nettement avant la grise. Sous les barres, quatre repères : un compteur, chaque opération traitée ; des délais engagés, par type d’opération ; vos économies, calculées chaque mois ; une revue, chaque mois, avec vous.UN POSTE DÉDIÉ À CE TRAVAILSALAIRES CHARGÉSCOÛTS ANNEXESABSENCES ET RECRUTEMENTSAVEC OPUS ONEUNE GRADUATION PAR OPÉRATION TRAITÉE01UN COMPTEURCHAQUE OPÉRATION TRAITÉE02DES DÉLAIS ENGAGÉSPAR TYPE D’OPÉRATION03VOS ÉCONOMIESCALCULÉES CHAQUE MOIS04UNE REVUECHAQUE MOIS, AVEC VOUS

Nous mesurons, puis nous basculons.

Comment ça se passe, en détail
FIG 4 · La friseComment ça se passe, en cinq étapes reliées par un fil. Avant : l’atelier (30 minutes), une table vue de dessus ; l’étude, le travail mesuré en temps et en euros ; l’audit sur vos données réelles, un document parcouru par une grille de mesure. Le démarrage : la mise en service, deux rails en parallèle sur les mêmes dossiers, qui convergent vers un interrupteur : nous comparons nos résultats aux vôtres, sur les mêmes dossiers, et rien ne bascule sans votre validation. Ensuite : chaque mois, la grille du mois se remplit, puis la revue avec vous.AVANTLE DÉMARRAGEENSUITEATELIER(30 MINUTES)ÉTUDEAUDIT SUR VOSDONNÉES RÉELLESMISE ENSERVICECHAQUE MOISFIG 4 · La friseComment ça se passe, en cinq étapes reliées par un fil. Avant : l’atelier (30 minutes), une table vue de dessus ; l’étude, le travail mesuré en temps et en euros ; l’audit sur vos données réelles, un document parcouru par une grille de mesure. Le démarrage : la mise en service, deux rails en parallèle sur les mêmes dossiers, qui convergent vers un interrupteur : nous comparons nos résultats aux vôtres, sur les mêmes dossiers, et rien ne bascule sans votre validation. Ensuite : chaque mois, la grille du mois se remplit, puis la revue avec vous.AVANTATELIER (30 MINUTES)ÉTUDEAUDIT SUR VOS DONNÉES RÉELLESLE DÉMARRAGEMISE EN SERVICEENSUITECHAQUE MOISEN PARALLÈLEVOTRE VALIDATIONREVUE

Ce qui doit être vrai chez vous

Votre travail se répète et représente du volume ; ses règles peuvent s’écrire, cas par cas ; vos outils sont accessibles (une interface, un export, une connexion) ; et vous nous confiez le processus en entier, pas un morceau. Nous le vérifions en atelier, puis pendant l’étude. Si l’une de ces quatre conditions manque, nous vous le disons tout de suite.

Les questions qu’on nous pose

Remplacez-vous notre expert-comptable ?

Non. Nous intervenons en amont : nous contrôlons les factures, les faisons valider et les mettons à disposition de votre expert-comptable. Nous ne passons aucune écriture comptable et ne faisons aucune déclaration.

Passez-vous les commandes sans nous ?

Non. Nous préparons les commandes de réassort à partir de vos ventes et de vos règles ; elles ne partent chez vos fournisseurs qu’une fois validées par vous.

Qu’en est-il de la facture électronique ?

Nous recevons vos factures fournisseurs sur votre plateforme de réception, celle que vous avez choisie. Elle reste la vôtre.

Ce qu’on prend en charge

En 30 minutes, vous saurez s’il y a quelque chose à gagner chez vous.

Le travail répétitif dont vos équipes pourraient se libérer, nous le repérons avec vous, et nous voyons s’il se prête à ce que nous faisons. Vous repartez avec un premier avis et, si vous le souhaitez, une première idée de ce que vous pourriez y gagner.

Réserver un atelier