Vos achats · Les factures fournisseurs
Les factures fournisseurs à vérifier et faire valider
Contrôlées face aux commandes et aux livraisons, validées, puis mises à disposition de votre expert-comptable.
30 minutes pour repérer, chez vous, le travail dont vous pourriez vous libérer.
FIG 0.1Le relais
Ce qui change, en une image.
- 01Aujourd’hui, vos achats et livraisons sont rapprochés à la main, puis ressaisis d’un outil à l’autre.
- 02Dans vos outils, Opus One prend le relais. Les décisions restent les vôtres.
- 03Chaque opération sur vos achats et livraisons est comptée. Vous payez ce qui est traité.
Ce que vous vivez
Les factures arrivent de partout : par mail, par courrier, sur des portails, et désormais sur votre plateforme de réception. Quelqu’un les rapproche de la commande et de la livraison, les fait valider par la bonne personne, puis réclame celles qui manquent quand votre expert-comptable les demande, souvent en fin de mois. Les notes de frais, elles, arrivent en retard et sans justificatif. Par exemple, des factures contrôlées contre vos commandes dans Sage ou Odoo, puis mises à disposition de votre expert-comptable dans Pennylane ou Cegid.
Ce que nous faisons
- 01
Vos factures fournisseurs et vos notes de frais : nous les recevons, quel que soit le canal, y compris sur votre plateforme de réception.
- 02
Chaque facture, nous la contrôlons face à la commande et à la livraison : montant, quantités, conditions.
- 03
Votre circuit de validation : nous y faisons circuler chaque facture, et nous relançons ce qui tarde.
- 04
Les factures et les pièces manquantes : nous les réclamons aux fournisseurs, au fil de l’eau.
- 05
Le tout, complet et classé : nous le mettons à disposition de votre expert-comptable, sans aucune écriture comptable.
Ce qui change pour vous
Plus de pile en fin de mois.
Des factures vérifiées avant que vous ne les régliez.
Un expert-comptable qui reçoit tout, complet, sans courir après personne.
Par exemple
- 01
Prenez une entreprise qui reçoit des centaines de factures fournisseurs par mois et qui a quelqu’un à temps plein pour les vérifier et les faire valider : ce travail, nous le faisons.
- 02
Prenez une entreprise dont l’expert-comptable réclame les factures manquantes en fin de mois : nous les réclamons aux fournisseurs au fil de l’eau.
Ce qui doit être vrai chez vous
Votre travail se répète et représente du volume ; ses règles peuvent s’écrire, cas par cas ; vos outils sont accessibles (une interface, un export, une connexion) ; et vous nous confiez le processus en entier, pas un morceau. Nous le vérifions en atelier, puis pendant l’étude. Si l’une de ces quatre conditions manque, nous vous le disons tout de suite.
Les questions qu’on nous pose
Que reçoit notre expert-comptable ?
Des pièces complètes et contrôlées : chaque facture validée, avec sa commande et son bon de livraison, classée comme il vous le demande. Nous ne passons aucune écriture comptable : c’est son métier.
Qui valide les factures ?
Les personnes que vous désignez, selon votre circuit. Nous faisons circuler chaque facture jusqu’à la bonne personne et relançons ce qui attend.
Et les notes de frais ?
Nous les collectons, vérifions chaque justificatif face à votre politique de dépenses et réclamons ceux qui manquent. Elles partent complètes chez votre expert-comptable.
En 30 minutes, vous saurez s’il y a quelque chose à gagner chez vous.
Le travail répétitif dont vos équipes pourraient se libérer, nous le repérons avec vous, et nous voyons s’il se prête à ce que nous faisons. Vous repartez avec un premier avis et, si vous le souhaitez, une première idée de ce que vous pourriez y gagner.